Preguntas frecuentes

Los pasos a seguir son: 

1.  Escanear/digitalizar facturas
2. Meter los documentos en un proceso automático de certificación (donde se certifica que la captura de la imagen del documento en papel se corresponde a su imagen del documento en digital)
3. El documento certificado se envía a un flujo de aprobación de facturas donde el interventor/es aprobarán o rechazarán los documentos
4. Por último se puede hacer la vinculación de datos de la factura con los datos guardados en el ERP (puede hacerse en cualquier momento).

La creación de perfiles documentales de forma manual puede ser una tarea tediosa y lenta, que quizás, sea práctica solamente cuando se van a configurar un número limitado de perfiles documentales. Cuando se va a trabajar con cientos, incluso miles de perfiles, la mejor opción es la utilización del asistente de importación de perfiles documentales para dar de alta todos de una forma más rápida y cómoda.

Para iniciar el asistente de importación, pulse sobre el botón de importar en la ventana de configuración de perfiles documentales.

En primer lugar, para la importación desde una hoja de cálculo de Microsoft Excel hay que seleccionar el documento en el que se encuentren los datos que desea importar pulsando sobre el botón del cuadro de texto Ruta documento Excel. Una vez cargado el documento siga los pasos indicados en las sucesivas ventanas para ir marcando qué dato es el que vamos a coger para nombrar las subcarpetas, a qué carpeta padre la vamos a relacionar, etc.

Tras finalizar el asistente, puede comprobar que los perfiles han sido dados de alta correctamente seleccionando el grupo al que se han asignado en la ventana de configuración de perfiles y pulsando sobre Buscar.

Si, este tipo de índices dependen del módulo BarCode, gracias a él podrá obtener los códigos de barras que pudieran existir en el documento y almacenarlos de tal forma que pueda trabajar con el valor de los mismos y no con su representación en 2D o 3D

Como potencial distribuidor nuestro tendría que asistir a unas formaciones específicas (comerciales y técnicas); según convocatoria, se establecerá con un periodo de tiempo prudencial si estas tendrán lugar en modalidad presencial, online o a través del aula virtual. Tras asistir a dichas jornadas formativas habrá que completar una prueba de certificación comercial y otra técnica que demuestren los conocimientos suficientes para mostrar autonomía a la hora de identificar y analizar oportunidades de negocio, implantar, configurar, dar formación a usuarios y soporte técnico posterior.

No, un proceso que no haya sido aprobado, en caso de que tenga un límite de tiempo de proceso, regresará al proceso anterior nuevamente.

Tanto pasar a una versión superior como a otra inferior resulta muy sencillo; simplemente cambiando la clave del producto (clave que proporciona el fabricante) se cambia de forma rápida e inmediata la versión y sus características.

Son carpetas de transición, donde la documentación no permanece, son carpetas donde previamente se ha configurado un proceso automático o un flujo de trabajo. Por lo tanto, toda la documentación que entre en estas carpetas, DF-SERVER extraerá el texto OCR (el texto plano del documento), seguidamente lo identificará (con unos identificadores previamente configurados) y lo redireccionará a la carpeta correspondiente. De ahí que en esas carpetas no permanezca la documentación.

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.
En el caso de las actualizaciones, éstas se pueden configurar como automáticas, si así se desea, en la parte del Manager en la pestaña de Actualizaciones>configuración general, y no necesitarían de la intervención de ningún técnico especializado.

Es conveniente especificar que tenemos disponibles dos tipos de actualizaciones:

Actualizaciones FINAL. Se trata de actualizaciones estables de los distintos productos, es decir, actualizaciones que han pasado una batería de pruebas y que incorporan las últimas novedades y correcciones aprobadas y testeadas por los técnicos de Sotronic y por algunos de los Partners que están adscritos al plan de pruebas.

Actualizaciones RC. Al contrario que las actualizaciones finales, las actualizaciones Release Candidate, son un tipo de actualizaciones que no han pasado el control de calidad y pruebas de las anteriores, por lo que pueden presentar problemas y/o cambios que puede que todavía no sean visibles en las finales. Normalmente, se utilizan para corregir problemas a clientes DF-SERVER EVO.

Para configurar las actualizaciones automáticas simplemente tiene que escoger los productos que desee que sean actualizados, así como unos parámetros mínimos de configuración que se encuentran agrupados en Configuración general:

• Activar actualizaciones. Activa o desactiva las actualizaciones automáticas. Si esta opción esta desactivada las actualizaciones se deberán buscar de forma manual desde el notificador de estado.
• Servidor actualizaciones. Permite seleccionar o configurar otros servidores de actualizaciones. Además de los servidores de actualizaciones oficiales ofrecidos por SIT, es posible que su distribuidor disponga de sus propios servidores de actualizaciones con especificaciones y/o características propias. De ser así, póngase en contacto con su distribuidor para poder configurar y establecer estos servidores para la descarga de actualizaciones.

Los servicios WEB de DF-SERVER EVO no se actualizan de forma automática, será necesario que el Administrador de DF-SERVER EVO realice esta comprobación de forma manual o revise los boletines enviados por SIT informando de nuevos cambios y/o mejoras en estos servicios para efectuar las operaciones necesarias con el fin de actualizar estos productos.

Sí, si el usuario dispone de un código QR de configuración lo podrá utilizar para acceder a la herramienta desde el módulo Mobile.

DF-SERVER EVO dispone de varios tipos de acceso dependiendo del trabajo o rol que van a desempeñar o el módulo o producto al que van a acceder.

• NET_USER. Se trata del usuario estándar que va a trabajar con cualquier módulo o producto de DF-SERVER EVO. El número máximo de este tipo de usuarios está establecido en la licencia de DF-SERVER EVO, a no ser que disponga del módulo ‘Usuarios concurrentes’, en cuyo caso, podrá crear tantos usuarios como considere necesario.
• PLUGIN_USER. Este tipo de usuario está limitado a la ejecución del producto ‘DF-SERVER EVO Office PlugIns’, es decir, no puede acceder a ningún otro módulo distinto a este. Su número es ilimitado y puede crear tantos como fuese necesario. De tal forma que un usuario que se encuentra trabajando con DF-SERVER EVO Client puede trabajar simultáneamente con un producto de la familia Microsoft Office donde se encuentre instalado DF-SERVER EVO Office PlugIns.
• WEB_USER. Este tipo de usuario se utiliza para acceder al módulo, y solamente estará disponible si este módulo está incluido en su licencia. No consume licencia al acceder al módulo web, ya que su acceso está limitado al mismo, siempre y cuando accedan solamente con fines de navegación, consulta, descarga y subida de documentos.
• CYS_USER. Este tipo de usuario está limitado a la disponibilidad del módulo Click & Search (Click and Search Module). El número de usuarios de este tipo que puede crear dependerá de su licencia y son los únicos que pueden acceder y ejecutar este producto, siendo bloqueantes entre ellos.

Es una tecnología que permite el tratamiento de la documentación generado por una organización en el ejercicio de sus actividades de forma digitalizada y aprovechando las múltiples ventajas que esto conlleva.

Es el proceso mediante el cual un documento impreso en papel se convierte en archivo digital. Para este procedimiento se suele usar un escáner de alto rendimiento o también llamado escáner documental.

Lo ideal sería llevar a cabo un escaneado con una calidad mínima de 300 dpi (puntos por pulgada)

Se pueden certificar para asegurar la integridad del documento. El único requisito es contar con un certificado digital de la FNMT Clase 2, el cual es gratuito.

La digitalización certificada y la eliminación de facturas recibidas y documentos sustitutivos es una posibilidad legal en España desde el año 2007. Con DF-SERVER esto es posible.

Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, manejan gran cantidad de información que les llega de diversa manera (papel, email, descargas por web,…) que además es necesario tratar y almacenar durante un largo periodo de tiempo, además de compartirla con usuarios internos o externos a la empresa. La gestión de estos contenidos es esencial para cualquier empresa que se precie y quiera sobrevivir a los procesos y flujos de trabajo del día a día de una manera eficiente y economizando costes.

Un gestor documental repercute en beneficios para la empresa de forma inmediata: ahorra tiempo y espacio de almacenamiento y búsqueda de información, evita pérdida de información, mejora la seguridad de acceso a ésta, simplifica el proceso de distribución, integra la documentación con otros sistemas informáticos y permite una fantástica trazabilidad sobre la documentación. Todos estos procesos conllevan una reducción de costes en tiempo empleado por los trabajadores para las distintas tareas, además de en impresión, papelería, etc.

El cambio es indudablemente a mejor, haciendo las mismas tareas o más de forma sencilla, eficaz y segura. Los cambios suelen llevar implícito un recelo inicial, pero cualquiera se dará cuenta en este escenario que es infundado; la adaptación es fácil y el beneficio repercutirá en todos.

Las búsquedas no obtendrán los mismos resultados de eficiencia y eficacia que un gestor documental (de hecho éste es uno de los pilares fundamentales en los que se fundamenta), el gestor, además, organiza y gestiona las diversas versiones de los documentos sencilla y eficazmente.
De manera ordenada y preconfigurada, nuestro gestor documental permite ejecutar tareas y flujos de trabajo como sellar, validar, cubrir datos, integrar con otros aplicativos…Además, junto a los permisos de acceso también ejecuta permisos de aplicación sobre los diferentes usuarios. Con el gestor documental sí sería posible acceder a la documentación desde fuera de la oficina, algo que de otra forma no sería posible. Un gestor documental es la versión mucho más evolucionada, versátil y potente del explorador Windows.

El ahorro de costes comenzaría por el ahorro de tiempo en tareas improductivas de nuestros empleados (búsqueda, archivado…), fotocopias innecesarias sobre el mismo documento (gasto en energía, papel y tóner). Si hacen una estimación de tiempo y coste por empleado para cada tarea les aseguro que acabarán notando el ahorro.

Por su relación prestaciones/precio, DF-SERVER es la única solución que ofrece multiprocesamiento de documentos en paralelo de alta velocidad y precisión, motores de búsqueda optimizados para un rendimiento inmejorable, etc. Continuamente trabajamos para mejorar el producto y adaptarlo a las nuevas tecnologías, y todo esto a un precio sin competencia por su calidad y versatilidad.
DF-SERVER es una solución de fácil manejo y aprendizaje para el usuario. Se presenta en cuatro versiones; BASIC, SOFT, PROFESSIONAL y PREMIUM, adaptables a perfiles de empresa de diferente tamaño y características (autónomos, pymes, grandes corporaciones…).

Cualquier usuario que sepa manejar un ordenador puede hacerse con el manejo de DF-SERVER.
No tiene más complejidad de la que puede tener utilizar el explorador de Windows o un programa de ofimática.

Por supuesto, se puede integrar en el sistema de DF-SERVER de forma rápida y fácil toda clase de información, como correos electrónicos incluyendo sus adjuntos, archivos descargados de Internet, fotos, vídeos, toda clase de archivos de ofimática, etc. E igualmente todo el repositorio de archivo electrónico almacenado previamente en la organización.

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

Por supuesto, y sin tener que modificar su ubicación ni interferir en la estructura de carpetas existente.

Al realizarse un cambio en cualquier archivo, DF-SERVER EVO volverá a analizarlo con el OCR y almacenará automáticamente una versión del mismo; de ahí que siempre tengamos el texto extraído de la última modificación, y guardadas sus anteriores versiones.

Gracias a nuestra tecnología FileSystemWatcher, DF-SERVER EVO detecta los cambios que se producen en el sistema de archivos de Windows, ya sea modificar un documento, moverlo, renombrarlo, eliminarlo, crear-renombrar-eliminar carpetas, etc.

La acción, por lo tanto, es la misma que si se realizase el cambio desde el gestor documental.

DF-SERVER EVO puede guardar, de forma automática o manualmente, las versiones de los documentos ofimáticos o de texto plano cuando éstos sufren modificaciones, por lo que siempre tendremos la posibilidad de recuperar estados anteriores del archivo.

En un primer momento deberían conocer cómo es y cómo se trabaja con la herramienta mediante una demostración online o presencial; en esta demo ustedes mismos identificarían si la solución se adapta a sus necesidades o no.

El siguiente paso sería realizarles un análisis y auditoría a través de una toma de datos para conocer las características y necesidades específicas de su empresa y poderle hacer una oferta económica personalizada.

En caso de aceptar dicha propuesta, bajo las condiciones de pago especificadas, pasaríamos a la instalación y configuración de la herramienta en sus oficinas y a la posterior formación de usuario al personal que va a trabajar con ella.

Por supuesto, previa solicitud y acuerdo de fecha y hora, le mostraremos la herramienta remotamente en una duración aproximada de 1 hora y 30 minutos.

Hay que tener en cuenta que los archivos incorporados al sistema de DF-SERVER EVO siguen siendo archivos físicos en un entorno de Windows, por lo que los permisos de acceso propios de Windows continúan siendo válidos. A mayores, DF-SERVER EVO ofrece la posibilidad de conceder varios niveles de seguridad:

• Acceso de los usuarios por clave numérica, usuario-contraseña o huella digital.
• Permisos de acceso a carpetas/archivos a usuarios o grupos de usuarios de DF-SERVER EVO.
• Permisos de aplicación con más de 40 parámetros configurables. Y toda acción de un usuario sobre los archivos y carpetas queda registrada en el Historial de la aplicación.

Esto no es posible. Si un operador intenta entrar en DF-SERVER con una cuenta a la que ya estaba activo otro usuario se le avisa del intento de acceso con su misma credencial y se le da la opción de rechazar el intento o permitirlo, teniendo como consecuencia esto último su salida automática del sistema.

Sí. Con esta modalidad de compra no hay límite de terminales desde los que se pueda acceder a la aplicación, pero sí del número simultáneo de ellos conectados

Dependiendo de la versión, DF-SERVER EVO dispone del siguiente plan de usuarios:

• Versión Basic Edition: limitado a 1 usuario (más 3 usuarios con aplicación para búsqueda de documentos).
• Versión Soft Edition: inicialmente 3 usuarios, pudiendo aumentar en packs de 1 hasta 10.
• Versión Professional Edition: inicialmente 5 usuarios, pudiendo aumentar en packs de 5 ilimitadamente.
• Versión Premium Edition: inicialmente 10 usuarios, pudiendo aumentar en packs de 5 ilimitadamente.

Al tener la información en formato digital resulta sencillo y necesario tener copias de seguridad mediante tareas informáticas periódicas y desatendidas.

Ante cualquier percance, tenemos la seguridad de poder recuperar la información necesaria de forma fácil, segura y rápida.

DF-SERVER EVO distingue, por su comportamiento, dos clases de flujos de trabajo:

• De ejecución automática y desatendida (procesos automáticos)
• De ejecución manual por uno o varios usuarios (WorkFlow).

También podría combinar ambos

Efectivamente, disponemos de un tipo de licencia llamada demo para aquellos potenciales clientes que quieran comenzar a desenvolverse con el gestor antes de adquirirlo con un límite temporal de uso de 30 días.

Una vez adquirido el producto disfrutará de una garantía de servicio de 3 meses, a partir de esta fecha y, bajo contrato de mantenimiento, tendrá dos opciones de servicio de soporte en cuanto al tiempo de respuesta; estándar o prioritaria (esta última con un incremento del 15% del coste de mantenimiento).

Al realizarse un cambio en cualquier archivo, DF-SERVER EVO volverá a analizarlo con el OCR y almacenará automáticamente una versión del mismo; de ahí que siempre tengamos el texto extraído de la última modificación, y guardadas sus anteriores versiones.

En DF-SERVER EVO ofrecemos cuatro versiones:

• Basic Edition
• Soft Edition
• Professional Edition
• Premium Edition

Las diferencias entre ellas radican en el número de usuarios, motores de procesamiento y de menor a mayor inclusión de módulos:digitalización certificada, módulo ADI, módulo WorkFlow, módulo Mobile, módulo Direct Link, módulo Web, módulo Click and Search, etc.

Mediante el conector ODBC puede interactuar el contenido de su base de datos con el de otros aplicativos. Incluso se ofrece el módulo ToolBox para que el departamento informático del propio cliente final desarrolle sus propias utilidades de interacción con otros aplicativos.

Las necesidades de sistema operativo y sobre todo de hardware que requiere DF-SERVER EVO dependerán de la carga de trabajo que tenga que soportar la aplicación, pero como orientación podemos señalar los siguientes requisitos para una instalación y funcionamiento estándar:

• Hardware mínimo.
  • Microprocesador Intel i5 (4 núcleos) o equivalente.
  • 4 GB de memoria RAM.
  • Tarjeta de red a 100 Mbps.
  • 250 Gb de espacio en disco libres en la unidad del sistema.
• Hardware recomendado.
  • Microprocesador Intel i7 (4 núcleos) o equivalente.
  • 8 GB de memoria RAM.
  • Tarjeta de red a 1000 Mbps (1 Gbps).
  • 500 GB de espacio en disco libres en la unidad del sistema
• Sistemas operativos soportados.
  • Windows Server 2012.
  • Windows Server 2008 y Windows Server 2008 R2.
  • Windows Server 2003 con SP2 (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones).
  • Windows 10.
  • Windows 8 y Windows 8.1.
  • Windows 7 (‘Home Premium’, ‘Professional’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones).
  • Windows Vista con SP1 o superior (‘Home Premium’, ‘Business’, ‘Ultimate’, ‘Enterprise’ y las ediciones ‘N’ de cualquiera de estas versiones). (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)
  • Windows XP Professional con SP3 y .NET Framework 4.0 instalado. (no recomendado ya que dejará de ser soportado en próximas versiones)

DF-SERVER EVO no se hace propietario de los documentos, por lo que estos continúan siendo archivos físicos, ordenados en una estructura de carpetas de Windows. Por lo tanto, el límite de documentación es simplemente el límite que el sistema Windows pueda almacenar.

Por otra parte, el sistema permite dar de alta distintos repositorios documentales que pueden estar ubicados en distintas rutas de la red local, con lo que conseguimos centralizar el acceso a la información aunque ésta se haya distribuido en la red de Windows.

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.

En el caso de las actualizaciones, éstas se realizan automáticamente y no necesitan de la intervención de ningún técnico especializado.

Si los documentos son archivos de Windows, o estos se pueden volver a exportar a Windows, sí.

En cuanto a información documental que pueda no estar incluida en el propio archivo (metadatos relacionales, notas, etc…) y que esté en la base de datos del anterior gestor documental, su incorporación a DF-SERVER EVO dependerá de la posibilidad de acceder al contenido de dicha base de datos o del soporte técnico de la anterior aplicación

Los documentos nunca dejan de ser archivos dentro de una estructura de carpetas de Windows, por lo que siempre tendrá a su disposición toda su información sin que permanezca ésta secuestrada por DF-SERVER EVO.

Tanto pasar a una versión superior como a otra inferior resulta muy sencillo; simplemente cambiando la clave del producto (clave que proporciona el fabricante) se cambia de forma rápida e inmediata la versión y sus características.

Es aconsejable disponer de un servidor dedicado para DF-SERVER EVO y que cumpla los requisitos de hardware y software, puesto que para procesos como por ejemplo la extracción por OCR del texto, requiere de un uso considerable de recursos.

Sí, únicamente debe cumplir los requisitos de sistema y recursos de hardware requeridos.

Mediante tabletas Wacom, DF-SERVER EVO puede capturar lo que se escriba en ella (como una firma) e incluirla en los documentos deseados, eligiendo la posición y en qué hojas del documento se añade.

Actualmente DF-SERVER EVO cuenta con una amplia red de distribuidores en todo el territorio español e internacionales.

Por supuesto, previa solicitud y acuerdo de fecha y hora, le mostraremos la herramienta remotamente en una duración aproximada de 1 hora y 30 minutos.

DF-SERVER EVO está homologado por la Agencia Tributaria Española desde 2008 para la digitalización certificada. Proceso que permite la destrucción de facturas recibidas y documentos sustitutivos, dado que el documento digital creado tiene total validez fiscal.

Estas opciones están disponibles a través del módulo de digitalización certificada.

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

Gracias a los potentes motores de búsqueda de DF-SERVER EVO.

Simplemente conociendo un dato o parte de él. La búsqueda se puede realizar, de forma sencilla y rápida, por una gran variedad de parámetros: palabra o frase contenida en el documento, nombre de archivo o parte de él, por fecha contenida (independientemente de su formato), fecha de modificación del documento, fecha de entrada en el gestor documental, sello utilizado, nota, aviso, valor de índice (metadato), etc.

DF-SERVER EVO permite automatizar procesos repetitivos e intuitivos, como la clasificación automática de documentación estructurada; por texto o palabra contenida, caracteres en el nombre del archivo, leyendo un código de barras o por el valor de índices asignado a él, DF-SERVER sabrá de qué documento se trata, realizar tareas concretas sobre él, y finalmente archivarlo en una carpeta concreta, todo ello de forma desatendida.

La única intervención del usuario se reduce a escanear el documento.

En la auditoría de DF-SERVER se almacena la acción de cada usuario dentro de la aplicación, por lo que se conoce el usuario, la acción realizada y el objeto sobre el que se actuó.

Las actualizaciones y nuevas versiones del producto no suponen ningún coste adicional para el cliente.

En el caso de las actualizaciones, éstas se realizan automáticamente y no necesitan de la intervención de ningún técnico especializado.

Además de los sistemas de acceso tradicionales fuera de la LAN que pueden ofrecer los sistemas de redes informáticas, como el escritorio remoto, DF-SERVER EVO cuenta con varios módulos con los que se cubren todas las necesidades de acceso desde el exterior a la información:

• Módulo Web: acceso mediante web a la información, en un entorno en el que se pueden realizar incluso flujos de trabajo.
• Módulo Direct Link: comparte información mediante el envío de un enlace, permitiendo al que lo recibe ciertas acciones como firma digital, impresión, descarga o envío por correo electrónico.
• Módulo Mobile: accede a la información mediante nuestra App y realiza acciones sobre ella propias del gestor documental. Válido para Android, Windows Phone y Apple iOs.

Además de los permisos de acceso de Windows y de la propia aplicación sobre el acceso a archivos y carpetas, entre los más de 40 permisos de aplicación con los que cuenta DF-SERVER para aplicar a usuarios o grupos de ellos, está el de enviar archivos por email o gestionar enlacesdirect link creados a través del módulo Direct Link.

Efectivamente, disponemos de un tipo de licencia llamada <em>demo </em>para aquellos potenciales clientes que quieran comenzar a desenvolverse con el gestor antes de adquirirlo con un límite temporal de uso de 30 días.

Desde luego que no. En DF-SERVER EVO nos preocupa estar siempre a la última de todos los avances y necesidades reales de nuestros potenciales clientes, por eso estamos en continua renovación y desarrollo.

Sin problema.

El cliente de DF-SERVER EVO soporta servidores RDP como Terminal Server o Citrix.